Caso: Il primo evento virtuale made in Italy

Non ti annoierò ribadendo quanto la situazione COVID19 abbia ribaltato le nostre vite, penso se ne sia parlato abbastanza.

Preferisco raccontarti, invece, la storia di come io e i miei soci di Hotminds, in meno di due mesi, abbiamo trasformato l’appuntamento dello  show triennale più importante del nostro cliente IMA, con le sue specifiche esigenze commerciali, in un evento virtuale di successo.

Stavamo pianificando col nostro cliente uno stand da 5000 metri quadrati per maggio.

Una dimostrazione di forza e posizionamento sul mercato mai vista prima: un intero padiglione della fiera doveva essere nostro. Io ero coinvolto su diversi aspetti: lavoravo come consulente con il cliente per tutta la parte tecnologica di comunicazione, ero project manager di un nuovo sales tool digitale che stavamo realizzando per il cliente e la mia azienda, NiceFall, era general contractor per tutta la parte tecnologica da movimentare e coordinare.

Verso la metà di marzo abbiamo capito che l’evento di maggio non ci sarebbe mai stato, che avevamo buttato gli ultimi 6 mesi di lavoro e che le prospettive erano il deserto. Devo ammettere che personalmente ho avuto bisogno, come tanti, di qualche giorno per elaborare la botta ricevuta. Non è stato facile.

In ogni caso, già alla fine di marzo e in piena sinergia con IMA, stavamo ideando un evento virtuale che permettesse loro di mantenere il contatto coi clienti.

Ed è partita così una serie infinita di call, brainstorming, valutazioni. Iniziamo ad analizzare cosa c’è sul mercato e ci imbattiamo in diverse piattaforme, nessuna delle quali era presente in Italia, che prima dell’arrivo del COVID si occupassero già di fiere ed eventi virtuali. Queste piattaforme, una tedesca e tutte le altre americane, avrebbero potuto in un certo senso essere una soluzione per soddisfare i bisogni di comunicazione del nostro cliente ma c’erano diversi problemi, oltre ai tempi stretti. 

  • Alcune personalizzazioni molto verticali che il cliente ci aveva richiesto non si sarebbero potute realizzare;
  • La sicurezza dei dati e dei contenuti non era garantita (la videocomunicazione all’interno della piattaforma più importante era basata su Zoom, software bandito dal nostro cliente);
  • Le white e black list sono state prodotte interfacciando il backend direttamente con il CRM aziendale, cosa impossibile per i concorrenti;
  • I report analitici sono stati cuciti su misura sulle esigenze del cliente e del suo CRM, con i dati completamente integrati nel sistema da subito.

Decidiamo, a questo punto, di partire con le nostre forze; del resto, le capacità non ci mancano.

Ed è così che mettiamo in onda la visione di IMA sul futuro dell’industria, del lavoro e dell’ambiente: è il concetto di Sensing Future, già sviluppato da IMA, che si trasforma in IMA Sensing Future Days.

Sono stati due mesi di lavoro durissimi, nessuno di noi ha passato un week end libero da impegni di lavoro. Il prodotto finale lo puoi vedere nel video case history in fondo all’articolo, ad ogni modo si tratta di un evento virtuale completo composto di:

  • Lobby
  • Area LIVE streaming con relatori da oltre 30 location in tutto il mondo
  • Area espositiva per l’esposizione del prodotto del cliente diviso per mercati

A questo punto penserai: ma qual è la differenza fra questo evento virtuale e un sito web? 

La differenza sta nel fatto che durante questo evento virtuale, che ha avuto un giorno di inizio ed uno di fine, tutta la forza vendite di IMA era nella propria postazione, pronta ad interagire in tempo reale coi clienti invitati, tanto quanto sarebbe potuto accadere durante una manifestazione fieristica o un open house. Questo è il cuore di un evento virtuale: l’interazione, che in molti casi è uno dei principali motivi per i quali si visita una fiera o l’open house di un fornitore.

Nello stand dell’evento fieristico di maggio il programma prevedeva un palco con relatori sia interni all’azienda che rappresentanti di spessore internazionale del mondo accademico e scientifico.
Non abbiamo dato disdetta a nessuno di loro e abbiamo realizzato l’evento in stile televisivo, organizzando uno studio di posa con green screen a Bologna per il presentatore e tutti gli ospiti locali. Abbiamo programmato diversi interventi organizzati in stile “tavola rotonda” con ospiti in videochiamata dai rispettivi uffici. Abbiamo quindi organizzato una regia in grado di connettere lo studio con un massimo di 8 persone in videochiamata da postazioni remote. L’agenda era molto serrata, con interventi previsti ogni 30 minuti. La nostra procedura consisteva nel connettere le call con gli ospiti di un intervento mentre il precedente era in onda. Orari rispettati al minuto, pause di 5 minuti e sotto con lo speech successivo.

Abbiamo messo in onda, in 3 giorni, quasi 50 interventi ed abbiamo avuto come relatori professori esperti di tecnologia e intelligenza artificiale.

Un grosso lavoro è stato fatto anche dal nostro ufficio 3D realtime, che ha creato più di 20 studi virtuali da alternare durante l’evento a seconda del tema trattato. Il tutto è stato realizzato direttamente in Unreal Engine e la valutazione del risultato la lascio a voi:

Dietro le quinte, c’erano oltre 30 persone fra produzione, tecnici, copywriter, troupe esterne.
Abbiamo dato grande supporto al cliente per stendere l’agenda degli speech, schedulare le prove, stendere gli script degli interventi. Abbiamo fornito supporto e strumenti anche a molti relatori che, per la prima volta, si sono trovati a presentare il loro prodotto davanti ad una telecamera anziché avendo un cliente da guardare negli occhi.

Un ringraziamento va anche al presentatore, Pietro Polidori, che ha caricato di energia l’evento con professionalità, presenza e grandissima disponibilità.

Durante tutta questa avventura, noi e il nostro cliente ci siamo resi conto che un evento virtuale ha dei vantaggi oggettivi che superano perfino quelli di un evento aziendale tradizionale come una fiera, un open house o una presentazione.

  1. L’evento virtuale è un mix di Fiera, Open House e mega riunioni irripetibile singolarmente in ciascuno di questi scenari. L’evento virtuale mette a portata di click una prospettiva di visibilità a 360° sull’azienda, il prodotto e i contenuti per la comunicazione.
  2. Lead qualification: la garanzia di avere il contatto di chiunque abbia interagito con il tuo contenuto. Questo è impossibile quando si portano i prodotti in fiera. Filtrando gli accessi digitalmente, è molto più facile tenere lontani gli occhi dei concorrenti e far vedere quello che si vuole a chi si vuole. Inoltre, il sistema di analisi analitico degli utenti come quello che abbiamo messo in campo per questo evento permette di sapere, per ciascun lead, quali prodotti e documenti ha visualizzato, a cosa si è interessato e quali speech ha seguito. Il tutto con il consenso dei contatti stessi, ovviamente.
  3. Brand awareness: un evento virtuale di successo posiziona il brand sul mercato tanto quanto un grande evento o un enorme stand in fiera, ma costa drasticamente di meno.
  4. Customer Engagement: con l’evento virtuale è possibile coinvolgere e connettersi con clienti che potrebbero aver avuto difficoltà a muoversi per partecipare ad un evento tradizionale.

E le potenzialità future quali sono?

Stiamo già valutando per altri clienti, in ambito non industriale, l’utilizzo della piattaforma attraverso navigazioni 3D in tempo reale con tecnologia webGL, sfere 360° e interazioni con app e dispositivi. La grande sfida che ci siamo trovati davanti, che ci ha costretti a sviluppare una soluzione tutta nostra, ci ha portato un grandissimo vantaggio: siamo i primi in Italia ad avere una piattaforma proprietaria di eventi virtuali interamente scritta da noi. La possiamo adattare sartorialmente sulle esigenze dei nostri clienti con la massima flessibilità.

Ringraziamo IMA per l’occasione e la fiducia; a me non resta che invitarti a contattarmi se ti interessa valutare un progetto con noi.

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